Green pass, i documenti applicativi – FONDAZIONE STUDI CDL – Circolare 14 ottobre 2021, n. 15

FONDAZIONE STUDI CDL – Circolare 14 ottobre 2021, n. 15

Green pass, i documenti applicativi

SOMMARIO

Introduzione

INFORMATIVA AI LAVORATORI processo di controllo degli accessi dei lavoratori sui luoghi di lavoro – misure di contenimento del rischio contagio da Covid-19

MISURE DI CONTENIMENTO RISCHIO CONTAGIO DA COVID-19 procedura controllo accessi lavoratori sui luoghi di lavoro

1. Scopo
2. Definizioni
3. Responsabilità
4. Modalità di esecuzione dei controlli all’accesso dei lavoratori sui luoghi di lavoro
5. Strumenti di verifica

Allegato 1 – designazione dell’incaricato controlli emergenza covid-19

Allegato 2 – informativa sul trattamento dei dati personali relativa al controllo del possesso della certificazione verde Covid-19 (c.d. Green pass)

INTRODUZIONE

I recenti documenti emanati dal Governo (Dpcm e Faq) consolidano, alla vigilia della applicazione concreta, i connotati applicativi dell’obbligo di Green pass nei luoghi di lavoro, studi professionali compresi.

Le recenti introduzioni, nel confermare quelli che immediatamente sono apparsi essere i requisiti essenziali dell’obbligo della certificazione verde Covid-19 nei luoghi di lavoro ‒ l’obbligatorietà, l’assenza di alternative, la necessità di riservatezza pressoché assoluta nelle procedure di controllo, l’estensione a qualsiasi tipo di attività lavorativa, l’apparato sanzionatorio per i casi di violazione delle prescrizioni ‒ chiariscono alcuni dubbi interpretativi insorti dalla prima lettura.

Di particolare importanza l’approccio, contenuto nelle disposizioni che riguardano le pubbliche amministrazioni ma che ben può essere considerato, in ragione delle medesime finalità, applicabile anche al settore privato, dell’essenza del Green pass quale requisito necessario per l’accesso ai luoghi di lavoro, ai fini di prevenire la diffusione del contagio. Conseguentemente, data la responsabilità del datore di lavoro per l’organizzazione efficace dei controlli ed ogni adempimento richiesto in caso di esito negativo (divieto di ingresso, registrazione dell’assenza ingiustificata con diritto alla conservazione del posto di lavoro, sospensione della corresponsione della retribuzione, segnalazione del fatto al Prefetto in caso di accertamento di violazioni), anche in capo al lavoratore deve ritenersi sussistente l’obbligo, fisiologico, di osservare le disposizioni in discorso e, conseguentemente, di non accedere sul luogo di lavoro quando abbia la consapevolezza di non essere in regola con il Green pass. Ciò a prescindere dalle modalità di effettuazione del controllo che, come noto, possono essere anche a campione.

Altro importante chiarimento ‒ una sorta di apertura, seppure parziale, alla rigidità dei divieti posti al fine della tutela della riservatezza dei dati degli interessati ‒ la conferma che sebbene l’attività di verifica delle certificazioni non comporti, in alcun caso, la raccolta dei dati dell’intestatario in qualunque forma, tale attività è considerata lecita per quei dati strettamente necessari all’applicazione delle misure previste dagli articoli 9-ter, ai commi 2 e 5, 9-quinquies, commi 6 e seguenti, e 9-septies, commi 6 e seguenti. Si tratta di un riscontro alla segnalazione provenuta anche da Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, per la quale al fine di soddisfare le peculiari esigenze della gestione del rapporto di lavoro, la rigidità del divieto assoluto di qualsiasi trattamento dati imposto dalla norma originaria, impediva ai datori di lavoro finanche di adempiere a quanto richiesto dalle stesse prescrizioni, e necessariamente: posizione del lavoratore quale assente ingiustificato, garanzia della conservazione del suo posto di lavoro, attivazione dei procedimenti sanzionatori (amministrativo e disciplinare) laddove ne ricorrano le circostanze.

Nell’alveo del riconoscimento delle esigenze organizzative aziendali, si collocano infine le disposizioni che consentono ai datori di lavoro di richiedere in anticipo rispetto alla prestazione lavorativa la comunicazione dell’eventuale mancato possesso del Green pass, e la messa a disposizione dei datori di lavoro di apposite piattaforme digitali, per consentire “una verifica quotidiana e automatizzata del possesso delle certificazioni verdi in corso di validità del personale effettivamente in servizio, di cui è previsto l’accesso ai luoghi di lavoro, senza rivelare le ulteriori informazioni conservate, o comunque trattate, nell’ambito della Piattaforma nazionale-DGC”.

I documenti allegati vogliono guidare i Consulenti del Lavoro negli adempimenti che costituiscono le basi fondamentali della corretta applicazione degli obblighi scaturenti dalla disciplina in vigore: la policy organizzativa, la delega all’incaricato, l’informativa. Si tratta di esperimenti esemplificativi che possono essere arricchiti di contenuti – o semplificati – alla bisogna, che non rivestono caratteri di rigidità, non previsti dalla norma, ma vogliono essere semplicemente la posizione della direzione corretta, a supporto di professionisti ed imprenditori.

INFORMATIVA AI LAVORATORI

Processo di controllo degli accessi dei lavoratori sui luoghi di lavoro – misure di contenimento del rischio contagio da Covid-19

Si informano tutti i Lavoratori della Società __________ che a partire dal 15 ottobre 2021 fino a cessazione dell’emergenza da Covid-19, in applicazione delle disposizioni previste del decreto legge 21 settembre 2021, n. 127, sarà obbligatorio essere in possesso di una certificazione verde COVID-19 (Green Pass) in corso di validità per l’accesso ai luoghi di lavoro.

Il lavoratore che al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro, comunichi di non essere in possesso della certificazione verde Covid-19 o che venga trovato, durante un controllo, sprovvisto di tale certificazione, sarà considerato, per i giorni di mancato adeguamento alle indicazioni del D.L. n. 127/21, assente ingiustificato senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro. Per i giorni di assenza ingiustificata non saranno dovuti la retribuzione né altro compenso o emolumento, comunque denominato.

Ricordiamo altresì che il decreto legge n. 127/21 prevede per il lavoratore che accede il luoghi di lavoro sprovvisto di certificazione verde Covid-19 una sanzione amministrativa da 600 a 1.500 euro.

Sono esonerati dall’obbligo di presentare la certificazione verde Covid-19 per l’accesso ai luoghi di lavoro, tutti i soggetti esenti dalla campagna vaccinale che hanno ricevuto idonea certificazione medica rilasciata secondo i criteri definiti dal Ministero della Salute.

La Società _____________ ha nominato un proprio “Incaricato Controlli Emergenza Covid-19″ per la gestione del processo di controllo degli accessi dei lavoratori sui luoghi di lavoro per il contenimento del rischio contagio da Covid-19”.

I controlli sono effettuati presso la postazione di controllo ubicata nel front office dell’ingresso dello stabile sito in Via____________, Comune ___________, ingresso dal quale tutti i lavoratori della Società ____________ sono tenuti ad accedere ai locali di lavoro dopo aver effettuato il check presso la postazione di controllo con le seguenti modalità:

a) L’incaricato, utilizzando l’APP “VerificaC19”, verificherà la validità del QR Code della certificazione verde Covid-19 esibita dal lavoratore.

b) Per accertare l’identità del lavoratore, l’Incaricato potrà richiedere un documento di identità in corso di validata e accertare così la corrispondenza dei dati.

c) L’Incaricato (art.1 – comma 3 e art. 3 – comma 3 del decreto legge 21 settembre 2021, n. 127) consentirà l’accesso ai luoghi di lavoro al lavoratore che, seppur sprovvisto di certificazione verde Covid-19, sarà in possesso di certificazione medica di esonero dalla campagna vaccinale per Covid-19 conforme alle indicazioni del Ministero della Salute (circolare Ministero della Salute del 04.08.2021, circolare Ministero della Salute 25.09.2021) per gli esonerati dalla vaccinazione.

La certificazione di esenzione sarà valida fino al 30.11.2021, salvo ulteriori disposizioni.

d) L’incaricato non consentirà l’accesso ai luoghi di lavoro qualora l’APP “VerificaC19” dia esito negativo per la verifica della validità del certificato verde Covid-19 presentato o qualora non dovesse essere esibito il certificato verde Covid-19. e) L’Incaricato non consentirà l’accesso al lavoratore che presente certificazione verde Covid-19 con dati anagrafici differenti da quelli indicati nel documento di identità.

f) L’Incaricato, nell’esecuzione delle attività assegnate, non potrà effettuare:

– Fotografie;

– Copie cartacee o digitali di documenti di identità o certificazioni verdi Covid-19.

g) L’Incaricato al controllo non conserverà alcuna informazione relativamente alle attività di verifica delle certificazioni verdi Covid-19.

Luogo e data

Società

_____________________

MISURE DI CONTENIMENTO RISCHIO CONTAGIO DA COVID-19

Procedura controllo accessi lavoratori sui luoghi di lavoro

1. Scopo

La presente procedura ha lo scopo di definire le modalità di controllo degli accessi dei lavoratori ai luoghi di lavoro al fine di attuare le procedure di sicurezza necessarie al controllo del possesso delle certificazioni verdi Covid-19, ai sensi del D.L. n. 52/21, conv. con modificazioni dalla L. n. 87/21, così come integrato dal D.L. n. 127/21. La procedura sarà adottata a partire dal 15 ottobre 2021 e sarà applicata fino al 31 dicembre 2021, data dalla cessazione dello stato emergenziale.

2. Definizioni

certificazione verde Covid-19 (Green Pass): certificazione digitale e stampabile (cartacea), che contiene un codice a barre bidimensionale (QR Code) e un sigillo elettronico qualificato. In Italia, viene emessa soltanto attraverso la piattaforma nazionale del Ministero della Salute. Le modalità di ottenimento della certificazione verde Covid-19 sono indicate nel D.L. n. 52/2021.

Incaricato Controlli Emergenza Covid-19: Persona, incaricata dal datore di lavoro per la gestione del Processo di controllo degli accessi dei lavoratori sui luoghi di lavoro finalizzato al contenimento del rischio di contagio da Covid-19.

VerificaC19: Applicazione avente scopo di verificare codice a barre bidimensionale (QR Code) per la verifica del possesso della Certificazione Verde.

APP: Applicazione installabile su dispositivo elettronico portatile o fisso

3. Responsabilità

– Datore di Lavoro/Società:

– Designa il/gli Incaricato/i Controlli Emergenza Covid-19;

– Incaricato Controlli Emergenza Covid-19:

– Gestisce il processo di controllo degli accessi al luogo di lavoro per il contenimento del rischio contagio da Covid-19, verificando il possesso della certificazione verde Covid-19;

– Comunica al reparto risorse umane l’assenza ingiustificata del lavoratore nei casi di certificazioni verdi Covid-19 non valide o non conformi;

4. Modalità di esecuzione dei controlli all’accesso dei lavoratori sui luoghi di lavoro

I controlli all’accesso dei lavoratori sui luoghi di lavoro saranno effettuati dall’Incaricato che provvederà a richiedere di esibire e verificare la certificazione verde Covid-19.

La postazione di verifica sarà ubicata nel front office dell’ingresso dei locali di Via __________ a ___________

Il controllo della validità delle certificazioni verdi Covid-19 dovrà essere effettuato tramite applicazione software denominata “VerificaC19”, che garantirà l’assenza di informazioni personali memorizzate sul dispositivo.

Il controllo degli accessi verrà gestito con le seguenti modalità:

a) L’incaricato eseguirà il controllo della validità della certificazione verde Covid-19 al momento dell’ingresso, verificando il QR Code (digitale o cartaceo) della certificazione verde Covid-19 esibita.

b) Per accertare l’identità del lavoratore, l’Incaricato potrà richiedere un documento di identità in corso di validità e accertare così la corrispondenza dei dati.

c) L’ Incaricato (art.1 – comma 3 e art. 3 – comma 3 del decreto legge 21 settembre 2021, n. 127) consentirà l’accesso ai luoghi di lavoro al lavoratore che, seppur sprovvisto di certificazione verde Covid-19, sarà in possesso di certificazione medica di esonero dalla campagna vaccinale per COVID-19 conforme alle indicazioni del Ministero della Salute (circolare Ministero della Salute del 04.08.2021, circolare Ministero della Salute 25.09.2021) per gli esonerati dalla vaccinazione.

La certificazione di esenzione sarà valida fino al 30.11.2021, salvo ulteriori disposizioni.

d) L’ Incaricato non consentirà l’accesso qualora l’APP “VerificaC19” dia esito negativo per la verifica della validità del certificato verde Covid-19 presentato o qualora non sia esibito il certificato verde Covid-19.

e) L’ Incaricato non consentirà l’accesso in caso di presentazione di certificazione verde Covid-19 con dati anagrafici differenti da quelli indicati nel documento di identità.

f) Nel caso in cui l’Incaricato dovesse rilevare lavoratori sprovvisti di certificazione verde Covid-19 o comunque non valida, provvederà a darne comunicazione al responsabile area risorse umane, affinché possa essere attivata la procedura di assenza ingiustificata del lavoratore e per la formalizzazione delle indicazioni al lavoratore per normalizzare la propria posizione.

g) L’ Incaricato, nell’esecuzione delle attività assegnate, non potrà effettuare:

Fotografie

Copie cartacee o digitali di documenti di identità o certificazioni verdi Covid-19

h) L’ Incaricato non conserverà alcuna informazione relativamente alle attività di verifica delle certificazioni verdi Covid-19.

Strumenti di verifica

Per l’esecuzione delle verifiche sulla validità delle certificazioni verdi Covid-19 l’Incaricato non potrà utilizzare dispositivi fissi o mobili personali.

Allegato 1

Designazione dell’incaricato controlli emergenza Covid-19

Il sottoscritto, ______________________________, in qualità di legale rappresentante della Società _________________________ con sede in Comune__________ Via_______________

DESIGNA

Il Sig. /La Sig.ra _________________________________________________________________

identificato dal codice fiscale __________________________________________, a partire dal giorno ___/____/_______ come “Incaricato Controlli Emergenza Covid-19”.

All’Incaricato spetterà:

– La gestione del Processo di controllo degli accessi dei lavoratori sui luoghi di lavoro finalizzato al contenimento del rischio di contagio da Covid-19;

– L’attivazione della procedura di riconoscimento dell’assenza ingiustificata a carico dei lavoratori privi delle certificazioni verdi Covid-19, con la comunicazione al reparto risorse umane della Società.

Per lo svolgimento del suo incarico, …………………………. dovrà far riferimento alla “PROCEDURA PER IL CONTROLLO DEGLI ACCESSI DEI LAVORATORI SUI LUOGHI DI LAVORO FINALIZZATA AL CONTENIMENTO DEL RISCHIO CONTAGIO DA COVID-19” su cui è stato informato e formato e di cui riceve copia.

Luogo, ___/____/_______

Firma dell’Incaricato

__________________________________

Firma del Rappr. Legale Società

__________________________________

Allegato 2

Informativa sul trattamento dei dati personali relativa al controllo del possesso della certificazione verde Covid-19 (c.d. Green pass)

Premessa

L’accesso ai locali della _______________ per lo svolgimento di prestazioni lavorative è consentito esclusivamente previa esibizione della certificazione verde Covid-19 (c.d. Green pass), ai sensi dall’art. 9-septies del D.L. n. 52/2021, convertito con modificazioni dalla L. n. 87/2021, come introdotto dall’art. 3 del D.L. n. 127/2021.

Si chiede di prendere visione dell’Informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, di seguito riportata.

Informativa sul trattamento dei dati personali relativa al controllo del “Green pass” ai sensi degli articoli 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

La informiamo che, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “GDPR”), i Suoi dati personali saranno trattati, nell’ambito del controllo della Certificazione verde Covid-19 in suo possesso, dal _______________________ con sede legale in _________________, Via__________________, in qualità di titolare del trattamento (“Titolare”), raggiungibile all’indirizzo e-mail: ________________

Il Responsabile della protezione dei dati personali (“DPO” o “Data Protection Officer”) è contattabile:

– a mezzo e-mail, all’indirizzo: _________________________

– via posta ordinaria, all’indirizzo di ______________________, c.a. del Data Protection Officer.

1 Categorie e tipi di dati personali oggetto del trattamento

I Suoi dati personali oggetto di trattamento sono nome, cognome e data di nascita e, eventualmente, del codice fiscale

2 Finalità del trattamento e basi giuridiche

I Suoi dati personali saranno trattati per la seguente finalità:

– eseguire il controllo del possesso della certificazione verde Covid-19 dei soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato presso le sedi della _________________ o comunque accedono ai locali suddetti per riunioni, incontri di lavoro, etc, nonché la verifica della validità della certificazione e dell’identità dell’intestatario, ai sensi della normativa in vigore.

La base giuridica del trattamento è costituita dall’art. 6 par.1, lett. c), del GDPR nonché con gli artt. 2-sexies, in virtù dell’implementazione degli obblighi di controllo e verifica delle certificazioni verdi Covid-19 da parte dei soggetti sopra indicati, ai sensi di quanto disposto dall’art. 9-septies del D.L. n. 52/2021, convertito, con modificazioni, dalla L. n. 87/2021, come introdotto dall’art. 3 del D.L. n. 127/2021, e dal D.P.C.M. 17 giugno 2021 e di tutte le vigenti previsioni normative nazionali applicabili in materia per fronteggiare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 e per l’esercizio in sicurezza delle attività sociali ed economiche.

Il conferimento dei Suoi dati personali per tale finalità costituisce un obbligo legale e, in difetto, Le sarà impedito l’accesso presso i locali e le sedi dell’Ente.

3 Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti telematici consentite dalla normativa di cui al precedente paragrafo e consistenti nell’utilizzo di piattaforme telematiche dedicate o mediante la lettura del codice a barre bidimensionale attraverso l’utilizzo esclusivamente dell’applicazione mobile di verifica nazionale “VerificaC19”, la quale consente di verificare l’autenticità, la validità e l’integrità della certificazione, di conoscere le generalità dell’intestatario, senza rendere conoscibili le informazioni che ne hanno determinato l’emissione e senza determinare la registrazione e la raccolta di alcun dato personale dell’intestatario.

4 Destinatari dei Dati Personali

I Suoi dati personali, per la finalità di cui sopra, saranno condivisi con:

– persone fisiche incaricate alle attività di controllo delle certificazioni verdi Covid-19, debitamente istruite e specificamente autorizzate dal Titolare al trattamento dei dati personali in conformità agli artt. 29 GDPR e 2-quaterdecies del D.Lgs. n. 196/2003 (“Codice privacy”).

5 Trasferimento dei dati extra UE

I Suoi dati personali non saranno oggetto di trasferimento al di fuori del territorio dell’Unione Europea.

6 Periodo di conservazione dei dati

I dati trattati nell’ambito delle attività di verifica e controllo delle certificazioni verdi Covid-19 non saranno oggetto di raccolta e registrazione né conservati da parte del Titolare.

7 I Suoi diritti privacy ex artt. 15-22 del GDPR

Lei ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR. In particolare, potrà chiedere la cancellazione, la limitazione del trattamento dei dati stessi nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la revoca del consenso, di ottenere la portabilità dei dati che La riguardano nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR.

Lei può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi dati ex art. 21 del GDPR nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare la Sua istanza, che potrebbe non essere accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

Le richieste devono essere rivolte per iscritto al Titolare ovvero al DPO ai recapiti sopraindicati.

Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante Privacy, come previsto dall’art. 77 del GDPR stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del GDPR.

_________________________________

Il Titolare del trattamento dei dati