Imposta di bollo su copie rilasciate per via telematica – Risposta n. 170 del 6 aprile 2022 dell’Agenzia delle Entrate

Agenzia delle Entrate – Risposta n. 170 del 6 aprile 2022

imposta di bollo su copie rilasciate per via telematica

Con l’istanza di interpello specificata in oggetto, e’ stato esposto il seguente

QUESITO 

XXX rappresenta di rilasciare a chi ne faccia richiesta “copie conformi di documenti che sono stati depositati nel fascicolo in originale o in copia conforme all’originale” e riferisce che detti documenti, qualora rilasciati in modalità cartacea, sono assoggettati al pagamento dell’imposta di bollo “come previsto alla tariffa articolo 4 n.1 allegato A del DPR n. 642/1972” e l’imposta “viene riscossa (…) in modalità virtuale”.

Con l’avvento della digitalizzazione dei processi e dei fascicoli xxx è stato introdotto il fascicolo digitale in sostituzione di quello cartaceo che è costituito da documenti che possono essere formati in modalità digitale o dematerializzati secondo le modalità previste dall’articolo 22 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale).

Con riferimento alla richiesta di copie di documenti contenuti in detto fascicolo, l’Ente riferisce che, per evitare affollamenti agli sportelli, gli stessi debbano essere richiesti “via PEC o mail (…) previo pagamento delle imposte e dei diritti tramite Pago PA” e vengono trasmessi sempre via PEC o per e-mail in formato pdf al richiedente.

Ciò posto, con riferimento al rilascio delle copie conformi dei fascicoli digitali che vengono trasmesse in formato digitale via PEC o per mezzo di e-mail, l’interpellante chiede di conoscere il corretto trattamento tributario da riservare alle stesse con riferimento all’imposta di bollo.

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE 

L’interpellante ritiene che con riferimento all’imposta di bollo “per le copie conformi dei fascicoli digitali, la tariffa applicabile sia quella prevista all’articolo 4 n.1 quater (…) dal momento che si tratta di copie conformi non solo trasmesse in forma telematica ma di documenti digitali o digitalizzati”.

Pertanto, gli stessi scontano l’imposta di bollo nella misura forfettaria di euro 16,00 a prescindere dalla dimensione del documento.

PARERE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE 

L’imposta di bollo è disciplinata dal d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 il quale all’articolo 1 dispone che “Sono soggetti all’imposta di bollo gli atti, documenti e i registri indicati nell’annessa tariffa”.

L’articolo 5, comma 1, lettera b) del richiamato d.P.R. n. 642 del 1972, prevede che “per copia si intende la riproduzione, parziale o totale, di atti, documenti e registri dichiarata conforme all’originale da colui che l’ha rilasciata”. La copia costituisce, ai fini dell’imposta di bollo, presupposto di imposizione, come previsto dalla nota a margine all’articolo 1 della Tariffa, Parte I, allegata al d.P.R. n. 642 del 1972, che si realizza quando sulla copia medesima è presente la dichiarazione di conformità all’originale redatta dal soggetto che la rilascia.

Il pagamento dell’imposta di bollo è previsto, ai sensi dell’articolo 4 della richiamata Tariffa, nella misura di euro 16,00 per ogni foglio, per gli “Atti e provvedimenti degli organi dell’Amministrazione dello stato, delle regioni, delle province, dei comuni, (…), nonché quelli degli enti pubblici in relazione alla tenuta di pubblici registri, rilasciati anche in estratto o in copia dichiarata conforme all’originale a coloro che ne abbiano fatto richiesta”.

Il comma 1-quater del citato articolo 4 (introdotto dall’art. 1, comma 593, legge 27 dicembre 2013, n. 147, con decorrenza dal 1° gennaio 2014) prevede il pagamento dell’imposta di bollo per gli “Atti e provvedimenti degli organi dell’Amministrazione dello Stato, delle regioni, delle province, dei comuni, loro consorzi e associazioni, delle comunità montane e delle unità sanitarie locali, nonché quelli degli enti pubblici in relazione alla tenuta di pubblici registri, rilasciati per via telematica anche in estratto o in copia dichiarata conforme all’originale a coloro che ne abbiano fatto richiesta”.

La nota a margine di predetto comma 1-quater stabilisce che “Per gli atti e provvedimenti rilasciati per via telematica l’imposta di cui al comma 1-quater è dovuta nella misura forfettaria di euro 16,00 a prescindere dalla dimensione del documento”.

Con riferimento ai documenti informatici, è opportuno richiamare le disposizioni contenute nel d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (recante il “Codice dell’amministrazione digitale”, di seguito “CAD”). In particolare, l’articolo 22 rubricato “Copie informatiche di documenti analogici” stabilisce che “I documenti informatici contenenti copia di (…) documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, (…) se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale” (comma 1). 

Il comma 1-bis del citato articolo 20 dispone che “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia (…) quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”.

Inoltre, in base all’articolo 22 sopra richiamato: – “La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia” (comma 1-bis);

• “Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato” (comma 2);
• “Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle Linee guida hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta” (comma 3);
• “Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1-bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge…” (comma 4);

• “Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico” (comma 5).

Il successivo articolo 23-bis del CAD (rubricato “Duplicati e copie informatiche di documenti informatici”) dispone che “1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71.

2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”.

Infine, l’articolo 71 del CAD (rubricato “Regole tecniche“) prevede l’adozione delle “Linee Guida” contenenti le regole tecniche e di indirizzo per l’attuazione del Codice da parte dell’AgID.

Il d.P.C.M. 13 novembre 2014 (recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23- ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”) all’articolo 6 stabilisce che “La copia e gli estratti informatici di un documento informatico (…) sono prodotti attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei (…), mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia”.

Inoltre, il comma 3 dell’articolo 6 in esame prevede che “Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l’estratto. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

L’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico.

Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

Con riferimento alla formazione del documento amministrativo informatico, l’articolo 9 del d.P.C.M. sopra citato dispone che allo stesso “si applica quanto indicato (…) per il documento informatico, salvo quanto specificato nel presente Capo”, precisando che “Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del Codice, formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5 – bis , 40 -bis e 65 del Codice” (comma 2). “Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di cui all’art. 3, anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al comma 3″ (comma 5). “Fermo restando quanto stabilito nell’art. 3, comma 8, eventuali ulteriori formati possono essere utilizzati dalle pubbliche amministrazioni in relazione a specifici contesti operativi che vanno esplicitati, motivati e riportati nel manuale di gestione” (comma 6) .

Il medesimo articolo 9 stabilisce che “Ai fini della trasmissione telematica di documenti amministrativi informatici, le pubbliche amministrazioni pubblicano sui loro siti gli standard tecnici di riferimento le codifiche utilizzate e le specifiche per lo sviluppo degli applicativi software di colloquio, rendendo eventualmente disponibile gratuitamente sul proprio sito il software per la trasmissione di dati coerenti alle suddette codifiche e specifiche. Al fine di abilitare alla trasmissione telematica gli applicativi software sviluppati da terzi, le amministrazioni provvedono a richiedere a questi opportuna certificazione di correttezza funzionale dell’applicativo e di conformità dei dati trasmessi alle codifiche e specifiche pubblicate” (comma 10).

Alla luce del descritto quadro normativo di riferimento, in generale, si ritiene che l’imposta di bollo sia “dovuta nella misura forfettaria di euro 16,00 a prescindere dalla dimensione del documento”, ai sensi del citato articolo 4, comma 1-quater della Tariffa, Parte I, allegata al d.P.R. n. 642 del 1972, per i documenti rilasciati “per via telematica anche in estratto o in copia dichiarata conforme all’originale a coloro che ne abbiano fatto richiesta” e, dunque, “se prodotti in conformità alle linee guida” come disposto dal sopra citato articolo 23- bis del CAD e dalle regole tecniche dettate dal d.P.C.M. 13 novembre 2014, sopra menzionate.

Qualora, invece, detti documenti non posseggano tali caratteristiche, gli stessi scontano l’imposta in argomento ai sensi dell’articolo 4, comma 1, della Tariffa allegata al d.P.R. n. 642 del 1972 che prevede il pagamento dell’imposta di bollo nella misura di euro 16,00 per ogni foglio.

Pertanto, al fine di stabilire in quale misura detta imposta vada determinata e, in particolare, se possa applicarsi secondo un importo forfetario, è necessario che le copie si qualifichino come documenti informatici rilasciati “per via telematica” secondo le disposizioni del CAD e delle relative regole tecniche dettate nel d.P.C.M. del 13 novembre 2014; al riguardo, si osserva che il semplice invio di un documento in formato “pdf” a mezzo di posta elettronica non può ritenersi tale.

Il presente parere viene reso sulla base degli elementi e dei documenti presentati, assunti acriticamente così come illustrati nell’istanza, nel presupposto della loro veridicità e concreta attuazione nel contenuto.