AGENZIA DELLE DOGANE – Nota 23 luglio 2018, n. 77818/RU – Intervento dell’autorità doganale nei confronti di merci sospettate di violare diritti di proprietà intellettuale. Regolamento (UE) n.608/2013. Regolamento di applicazione (UE) n.1352/2013. Regolamento di applicazione (UE) n.582/2018

Nel caso il titolare non sia presente, ma disponga di codice fiscale o partita IVA o codice EORI, selezionare l’opzione “Nuovo titolare con codice” e inserire uno dei tre codici, altrimenti selezionare l’opzione “Nuovo titolare senza codice” e inserire i dati anagrafici.

Le informazioni che costituiscono l’istanza (ora AFA,) sono inserite attraverso le sezioni successive di seguito riportate.

– Dati generali: contiene le informazioni generali sull’istanza (ora AFA), sul soggetto richiedente la tutela, sulle autorizzazioni.

– Richiesta tutela nei Paesi UE: contiene le informazioni sui Paesi nei quali si richiede la tutela e sui contatti amministrativi/tecnici.

– Diritti: contiene l’elenco dei diritti di proprietà intellettuale con le relative informazioni di dettaglio.

– Merci: contiene la descrizione dei prodotti autentici e contraffatti, a ciascuno dei quali sono associate informazioni quali tipologia, descrizioni, valore, produzione, aziende coinvolte, distribuzione, procedura, ecc.

– Informazioni supplementari: consente di inserire informazioni aggiuntive e altri allegati.

L’inserimento degli allegati è possibile in ciascuna delle seguenti sezioni: Dati Generali, Diritti, Merci, Informazioni supplementari

successivamente all’ inserimento delle informazioni di base, attraverso il pulsante di visualizzazione/modifica.

La dimensione massima per ciascun allegato è di 1,5 MB.

La funzione “Valida” presente in basso in ogni schermata, consente il controllo sulla valorizzazione dei campi obbligatori e condizionali.

La funzione “Salva AFA” effettua un controllo complessivo su tutti i campi dell’istanza (ora AFA), salvando i dati inseriti. Il salvataggio è consentito solo se sono stati inseriti tutti i dati obbligatori per la specifica sezione che si sta compilando. Si raccomanda di utilizzare tale funzione dopo la compilazione di ciascuna sezione.

Ad ogni istanza (ora AFA) è associato un identificativo univoco progressivo selezionabile per la lavorazione; l’istanza (ora AFA) è lavorabile in fasi successive, sino a quando non è esplicitamente trasmessa.

Successivamente all’invio, il Servizio doganale competente esegue le opportune verifiche, anche a fronte di quanto precisato nella seconda parte della presente nota nel seguito, e, a conclusione della disamina della pratica, provvede ad accogliere pienamente o parzialmente l’istanza (ora AFA) ovvero a respingerla

Nel primo periodo di utilizzo di tale procedura, detto formulario e l’eventuale documentazione aggiuntiva (es. procure) dovranno essere trasmesse all’Agenzia con una delle seguenti modalità:

– Trasmissione elettronica tramite PEC

Sottoscrivere digitalmente, utilizzando un proprio certificato di firma digitale o il certificato rilasciato dall’Agenzia, la documentazione citata e inviarla tramite messaggio di posta elettronica certificata a: dogane.legislazionedogane.dpi@pce.agenziadogane.it

– Trasmissione cartacea

Stampare e sottoscrivere il suddetto formulario generato dal sistema e inviarlo, unitamente all’eventuale documentazione aggiuntiva (es. procure) a:

AGENZIA DELLE DOGANE E DEI MONOPOLI

DIREZIONE CENTRALE LEGISLAZIONE E PROCEDURE DOGANALI

Ufficio AEO, altre semplificazioni e rapporto con l’utenza Via Mario Carucci, 71- 00143 ROMA

Come già indicato nella Circolare 24/D del 31/12/2013, qualora la documentazione sia prodotta in copia, l’Ufficio preposto a ricevere le domande potrà richiedere gli originali, anche al fine di ridurre i tempi di accoglimento della domanda di intervento e, comunque, per rispettare i termini imposti dalla normativa.

Inoltre, giova evidenziare quanto di seguito riportato e già precisato in detta Circolare:

– gli atti formati all’estero, in Paesi con cui vigono appositi accordi internazionali – Trattati o Convenzioni -non necessitano di ulteriori formalità e, quindi, hanno immediata e diretta validità in Italia;

– le legalizzazioni formate nei Paesi aderenti alla Convenzione internazionale dell’Aja del 5 ottobre 1961 concernente l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri sono valide in Italia a condizione che rechino “l’Apostille”, a norma della stessa Convenzione;

– gli atti formati all’estero, in Paesi diversi da quelli sopra citati necessitano della legalizzazione della firma del pubblico ufficiale che la attesta. Trovano applicazione, in questo caso, le disposizioni di cui all’art.33, comma 2, del citato D.P.R. n. 445/2000, secondo cui le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.

Non dovranno essere oggetto di legalizzazione le firme apposte sugli atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati.

Nel caso in cui gli atti ed i documenti di cui sopra siano redatti in una lingua straniera, agli stessi dovrà essere allegata una traduzione in lingua italiana, certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.

Più precisamente, deve essere indicato nella procura che il rappresentante ha i poteri per:

– presentare la domanda (anche per via telematica) per conto del titolare;

– sottoscrivere (anche digitalmente), in nome e per conto del titolare del diritto, la domanda di tutela la quale include l’assunzione delle responsabilità, degli impegni e dei costi previsti dal Reg. (UE) 608/2013, riepilogativamente richiamati, nella casella 29 del formulario di cui all’Allegato I del Reg.(UE) 1352/2013.

Anche per tale documento, resta ferma la facoltà dell’Ufficio competente all’istruttoria della domanda di tutela, di richiedere, in caso di necessità e senza aggravi del procedimento, l’originale.

Nel caso in cui l’utente rilevi la presenza di errori o la necessità di aggiornare i dati in un’AFA già accettata utilizza la funzione “Modifica AFA”.

A completamento delle operazioni di modifica, l’utente consolida la versione corretta cliccando sul pulsante “Invia AFA” e procede alla trasmissione della documentazione aggiuntiva (es. procura) alla casella di posta elettronica dogane.legislazionedogane.dpi@_pce.adm.gov.it.

A seguito della ricezione di modifiche, il Servizio doganale competente (NOTA 3) può richiedere integrazioni e/o aggiornamenti dei dati trasmessi. A tale scopo attiva la funzione “Rifiuta AFA”. Tale funzione provvede a riportare l’AFA nello stato “in lavorazione” e ad inviare un’allerta all’utente . L’utente riceve una mail riportante i riferimenti dell’AFA da integrare/aggiornare nonché un messaggio ad ogni accesso al menu “Domanda di intervento – AFA”.

– come “Paese di invio della domanda” ITALIA

– come “rappresentante per le questioni giuridiche per l’Italia” della sezione “Punto di Contatto” l’utente che accede a FALSTAFF per il trattamento [NB: è richiesta la compilazione obbligatoria del campo ’’indirizzo email” con un valore valido]

Per assicurare che il trattamento sia effettuato dal soggetto autorizzato (NOTA 4), FALSTAFF abbina automaticamente alla Pre-AFA una One Time Password (OTP) (NOTA 5)  trasmessa alla mail indicata nella sezione “Punto di Contatto”.

In caso di mancata o errata indicazione dell’email del Punto di Contatto, l’utente invia a dogane.tecnologie.gestione@adm.gov.it una mail con oggetto “Richiesta invio OTP”, indicando nel corpo della mail il numero della Pre-AFA e il corretto indirizzo email al quale trasmettere l’OTP.

In caso di smarrimento dell’OTP, l’utente richiede la generazione di una nuova OTP inserendo l’identificativo della Pre-AFA tramite la funzionalità “Rigenera OTP”.

L’utente completa la Pre-AFA in FALSTAFF come segue:

1. accede a FALSTAFF (è necessario essere registrato al STD (NOTA 6) )

2. seleziona dal menù principale la funzionalità “Recupera PreAFA”

3. inserisce l’identificativo della Pre-AFA e l’OTP

4. completa la Pre-AFA secondo l’ter (cfr. “Acquisizione di un’AFA”).

A fronte di tale scelta, il sistema visualizza l’elenco delle istanze (ora AFA) prorogabili, da cui selezionare l’istanza (ora AFA) da prorogare.

A seguito della selezione dell’istanza (ora AFA), sono proposti a video i dati identificativi della stessa. Selezionando il pulsante “Avanti” il sistema aggiorna lo stato dell’istanza (ora AFA) (notificando a video il messaggio “Richiesta di proroga dell’AFA effettuata con successo’) e genera una copia della domanda di proroga secondo il formulario previsto dal Regolamento di applicazione (UE) n. 1352/2013 riportando:

– destinatario della decisione (sezione 1 del formulario)

– numero di registrazione della domanda di intervento a cui si riferisce la richiesta di proroga (sezione 2)

– data di richiesta di proroga (sezione 3).

Il sottoscrittore provvede a stampare il formulario generato dal sistema inserendo le altre informazioni obbligatorie ed ad inviarlo a mezzo posta al seguente indirizzo:

AGENZIA DELLE DOGANE E DEI MONOPOLI

DIREZIONE CENTRALE LEGISLAZIONE E PROCEDURE DOGANALI

Ufficio AEO, altre semplificazioni e rapporto con l’utenza

Via Mario Carucci, 71- 00143 ROMA

Si raccomanda di adottare particolare attenzione nella compilazione del formulario al fine di agevolare il processo di accettazione.

Dalla funzionalità “Proroga di un’AFA” l’utente può accedere all’elenco delle istanze (ora AFA) presentate e interrogare lo stato della domanda di proroga cliccando sul tasto “Stato”. In caso di accettazione della domanda di proroga, lo stato visualizzato è “Proroga accettata”.