Assemblea di approvazione del Bilancio di esercizio

Assemblea di approvazione del Bilancio di esercizio

Il documento contabile principe delle informazioni aziendali all’esterno è rappresentato dal bilancio d’ esercizio. Lo stesso rappresenta un importante documento destinato a fornire ai suoi utilizzatori – clienti, fornitori, banche, dipendenti, Amministrazione finanziaria, ecc. – informazioni sull’ andamento della gestione della società sotto l’aspetto economico, patrimoniale e finanziario. La parte del bilancio in cui si rinvengono informazioni non solo numerici ma anche descrittive dei fatti patrimoniali, economici  e la nota integrativa. Pertanto i documenti che formano il bilancio in senso stretto sno rapptresntati dallo stato patrimoniale, conto economico e dalla nota integrativa. Il grado di dettaglio dei dati contenuti in questi documenti viene stabilito dalla legislazione e dipende dalle dimensioni della società.  Infatti solo per le società, che non possono optare per il cosiddetto bilancio in forma abbreviato ai art. 2435 bis del c.c., sottoposte alle norme del codice civile per il bilancio ordinario senza semplificazioni sono obbligate ai sensi dell’art. 2428 c.c. alla relazione di gestione, documento da predisporre a cura degli amministratori. Altri documenti obbligatori sono: rendiconto finanziario e la relazione degli organi di controllo (collegio sindacale e/o revisore legale). Nel caso in cui la società abbia partecipazioni di controllo o collegamenti in altre società il bilancio si completa con i bilanci delle controllate o collegate.

La formazione del bilancio è predisposta mediante una procedura che prevede varie fasi da effettuare in ordine cronologico e che di seguito si analizzano.
La prima fase consiste nella predisposizione del progetto di bilancio da parte degli amministratori almeno 15 giorni prima dell’assemblea nel caso in cui non vi siano organi di controllo, se presenti gli organi di controllo il progetto di bilancio va inoltrato prima a questi organi i quali devono esprimere il loro parere sul bilancio. Gli amministratori successivamente devono prevede la convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio nel termine cd. ordinario , previsto dal co. 2 dell’art. 2364, Codice civile in cento venti giorni dalla chiusura dell’esercizio. Il Legislatore pone questa regola come generale, nell’evidente intento di consentire che il documento bilancio sia a disposizione degli utilizzatori in un termine ragionevolmente rapido: la presentazione ai soci per l’approvazione entro cento venti giorni dalla chiusura dell’esercizio, permette la sua messa a disposizione ai terzi, quando approvato, e avvenuto il deposito al Registro delle imprese entro trenta giorni da tale evento, in un tempo di circa cinque mesi dalla chiusura dell’esercizio.
Il Legislatore ha previsto che in alcune circostanze che comportino la preparazione del bilancio non consentono di poter convocare l’assemblea nel termine ordinario. Pertanto il legislatore, per queste ipotesi, a predisposto il contenuto del comma 2   dell’art. 2364, c.c. consentendo di concludere l’intera procedura in un arco temporale di 180 giorni in luogo dei 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Evidentemente, in situazioni di crisi, già il termine ordinario potrebbe essere eccessivo per consentire, ad esempio a un creditore, di avere le opportune informazioni sull’andamento della società e, così, se del caso, porre in essere tutte le azioni appropriate a tutela dei suoi interessi.
È però altrettanto vero che le imprese, sempre in situazioni di crisi, potrebbero essere nella condizione di dover sfruttare tutto il maggior termine per poter eseguire le valutazioni che si rendono particolarmente complesse in questo contesto, e quindi aversi una sorta di contrapposizione di interessi tra società e terzi, il che non significa affatto che l’approvazione del bilancio in proroga costituisca una violazione delle previsioni normative.

PROCEDURA di APPROVAZIONE del BILANCIO di ESERCIZIO
Sia per le  S.p.a. che per le S.r.l. per l’approvazione del bilancio con il metodo assembleare  le diposizioni civilistiche (art. 2364, co. 2, c.c., richiamato per la S.r.l. dall’art. 2478-bis, co. 1, c.c.) prevedono che il bilancio sia sottoposto ai soci entro cento venti giorni dalla chiusura dell’esercizio. Come sopra chiarito l’ iter di approvazione prevede l’intervento di diversi soggetti – organo amministrativo, organi di controllo, soci – ed il compimento di una serie di adempimenti, a scadenze ben determinate,  in funzione del rispetto del termine finale (ordinario o lungo).  Risulta del tutto evidente che i termini di ogni fase dipenda dal termini in cui l’assemblea è stata convocata.
La presenza o meno di organi di controllo ha un effetto sulla data ultima entro cui l’organo amministrativo deve approvare il progetto di bilancio; infatti;quando è presente l’ organo sindacale – collegio sindacale nelle S.p.a.; collegio sindacale, sindaco unico o revisore legale nelle S.r.l.  la riunione dell’organo amministrativo per l’approvazione del progetto di bilancio, deve avvenire in una data che sia compatibile con la regola di far avere detto progetto all’organo di controllo almeno trenta giorni prima della data in cui è convocata l’assemblea che lo deve discutere; quindi, con riferimento ai termini ultimi, il 31 marzo 2013;
quando non è presente l’ organo sindacale , si può fare riferimento alla data del 14 aprile 2013, poiché, in questa ipotesi, l’unica regola da rispettare è quella di dover depositare il bilancio presso la sede sociale nei 15 giorni che precedono l’assemblea.
Mettendo in relazione la data entro cui deve essere convocata l’assemblea con il termine di deposito del bilancio presso la sede sociale, definito nei quindici giorni che la precedono, si evidenzia una incongruenza. Infatti, quanto alla data di convocazione, per le S.p.a. il termine è scandito in funzione della ricezione dell’ avviso di convocazione da parte dei soci, che deve avvenire almeno otto giorni prima dell’ assemblea ; per le S.r.l. , diversamente, si deve avere riguardo al momento di spedizione dell’ avviso di convocazione , che deve avvenire almeno otto giorni prima dell’assemblea. Ciò significa che i soci potrebbero perdere circa otto giorni per poter consultare il fascicolo di bilancio, il che potrebbe ledere il loro diritto di informazione. Tenendo conto di queste osservazioni, sarebbe quindi buona norma convocare l’assemblea con un preavviso di almeno quindici giorni e ciò, ancora, potrebbe essere un utile spunto per i suggerimenti che gli organi di controllo possono offrire all’organo amministrativo per un più appropriato funzionamento della società.
Esaminiamo ora l’ipotesi dell’approvazione nel termine lungo di cui al 2 comma dell’art. 2364 c.c., come soprascritto, richiede la presenza di condizioni determinate che legittimino tale dilazione. Tale possibilità è subordinata a due requisiti, cui si aggiunge uno specifico obbligo degli amministratori:

• una previsione statutaria che consenta la convocazione nel maggior termine, la cui assenza non consente la dilazione, pur in presenza delle condizioni normative;
• il ricorrere di alcune circostanze, previste dalla legge, che giustificano la dilazione;

l’obbligo, per gli amministratori, di segnalare, nella relazione sulla gestione, le motivazioni che hanno giustificato la dilazione.
L’ultimo periodo del co. 2 dell’art. 2364, c.c. indica le ipotesi che giustificano la dilazione del termine entro cui convocare l’assemblea di bilancio – precedente punto b – il che è ammesso al ricorrere di una delle due seguenti condizioni, da rivedere come tra loro alternative:

1. nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato, ovvero
2. quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società.

La prima circostanza dovrebbe operare a prescindere da ulteriori valutazioni: se la società si trova nell’effettiva condizione di redigere il bilancio consolidato , obbligo imposto dall’art. 25, D.Lgs. 9 aprile 1991, n. 127, la dilazione del termine spetta di diritto.
Le problematiche interpretative con riferimento al secondo punto sono maggiormente evidenti, pertanto vedremo le ipotesi che, con maggiore o minore accordo da parte di dottrina e commentatori, possono giustificare il rinvio dell’assemblea nel più ampio termine dei cento ottanta giorni.
Le esigenze riconducibili alla struttura sono considerate, dalla dottrina prevalente, alternative rispetto a quelle connesse all’oggetto (nonostante vi sia un dettato letterale che non depone in tal senso). Pertanto si può ritenere che, riguardo alla struttura, ci si possa riferire a difficoltà che investono le diverse aree funzionali in cui si articola un’impresa. La principale è senz’altro l’ area amministrativa :

• circostanza delle società strutturalmente articolate, poiché operanti con diverse sedi in Italia e/o all’estero, dotate di autonomia gestionale, amministrativa e contabile, i cui risultati devono essere riunificati;
• caso della modifica dei sistemi informativi con ricadute rilevanti sulle procedure amministrative e contabili, dal che potrebbero derivare difficoltà temporanee nella raccolta ed elaborazione dei dati necessari per la predisposizione del bilancio.

Per quanto concerne l’oggetto, inteso come l’attività concretamente esercitata, potrebbe essere la sua particolarità a generare difficoltà di ordine contabile come, ad esempio, nel caso di:

1. società che, ancorché non tenute alla redazione del bilancio consolidato, devono esaminare i risultati delle partecipate per valutare correttamente le partecipazioni iscritte in bilancio;
2. necessità di disporre, per le imprese edili, dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori da parte del committente (più rassicurante ancora è l’ipotesi che prevede l’esistenza di cantieri all’estero, con conseguenti difficoltà sia nel reperire i dati, sia nel valutare gli importi eventualmente espressi in valuta diversa dall’Euro).

Dal punto di vista operativo, sembra opportuno sottolineare che la proroga del termine per la convocazione dell’assemblea deve risultare da un’apposita deliberazione dell’ organo amministrativo (o determinazione dell’amministratore unico), da adottare entro il termine assegnato per l’approvazione del progetto di bilancio e, quindi, entro il 31 marzo.  Il collegio sindacale, se presente, non è tenuto a rilasciare un parere sulla legittimità della decisione, assunta dall’organo amministrativo, di prorogare il termine di convocazione dell’assemblea. Infatti, i casi in cui l’organo di controllo deve esprimere un parere sono tassativamente previsti dalla legge, ricordando che la norma di comportamento 8.1. del set in vigore dal 1° gennaio 2012 – pareri e proposte del collegio sindacale – offre un esaustivo quadro di questa delicata tematica. In ogni caso, se richiesto, l’organo di controllo può limitarsi ad affermare l’assenza di violazioni alla legge e allo statuto, riservandosi di riesaminare la decisione dell’organo amministrativo in sede di riunione specificamente indetta per la stesura della relazione al bilancio.

Si ribadisce che le ragioni che hanno condotto alla dilazione del termine dovranno poi essere opportunamente esposte nella relazione sulla gestione , ovvero nella nota integrativa in caso di predisposizione del bilancio in forma abbreviata.
Volendo riepilogare la scansione temporale degli adempimenti del «chi deve fare cosa» nell’ipotesi di accesso alla proroga del termine, la tavola proposta in precedenza si rimodula come segue.

NOMINA degli ORGANI di CONTROLLO
L’assemblea di bilancio potrebbe essere convocata, oltre che per l’approvazione di questo documento, anche per nominare l’organo di controllo. Nella S.p.a., rispetto al passato, non è cambiato niente, nonostante alcuni tentativi, completamente rientrati, di introdurre la figura del sindaco unico. Per la S.r.l., invece, da questo punto di vista, si registrano alcune novità di rilievo, in effetti già operative l’anno scorso, ma quest’anno meglio rodate grazie a numerosi contributi interpretativi.
La modifica dell’art. 2477, c.c. a opera, da ultimo, del D.L. 9 febbraio 2012, n. 5, consente alla S.r.l.  che siano obbligate a nominare un organo di controllo,di scegliere tra una qualunque di queste figure:

• collegio sindacale, così mantenendo una struttura collegiale dell’organo di controllo;
• sindaco unico , potendo quindi optare per un organo sindacale in struttura monocratica;
• revisore legale, quindi abbandonando completamente la figura dell’organo sindacale.

Se l’alternativa tra collegio sindacale e sindaco unico non è, in fondo, traumatica, qualche considerazione merita la scelta del revisore legale scelta che, per essere più precisi, implica la nomina del solo revisore legale .

Per quanto concerne la nomina del revisore legale come unica figura che incarna l’organo di controllo della S.r.l., va detto che tale soluzione per alcuni deriva dalla rigorosa lettura dall’attuale normativa. Infatti, da questa si ricava che l’ organo di controllo , che può essere rappresentato dal collegio sindacale o dal sindaco unico, ed essendo questa una prima alternativa, trova a sua volta un’alternativa ulteriore appunto nel revisore legale . La modifica dell’art. 2477, c.c. ha prodotto una radicale modifica all’assetto dei controlli nella società di capitali minore; da ciò deriva la libertà di nominare il solo revisore legale che, tra l’altro, non essendo organo sociale, non è chiamato a svolgere le attività di vigilanza previste dall’art. 2403, c.c. come obblighi propri del collegio sindacale e, ora, anche del sindaco unico. Dunque, a oggi, la S.r.l. che opta per la nomina del solo revisore legale si sottrae, certamente in modo legittimo, ma assolutamente non opportuno, al controllo di legalità che, dato noto a tutti, ha una rilevante efficacia preventiva in termini di vigilanza, dalla quale dovrebbe discendere una tutela dei terzi che la funzione di revisione legale certamente non è in grado di assicurare.

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norme di riferimento

1. codice civile